Esta situación trae problemas de productividad y calidad de vida. Plantearse metas diarias puede ser un comienzo.

"Se acabó el día y no hice nada". ¿Cuántas veces ha dicho esta frase en los últimos días? Es frecuente sentir esa sensación de frustración al final de un día de trabajo. Puede que haya terminado agotado por tantas cosas que hizo, pero al revisar la agenda y las tareas, resulta que todavía hay pendientes otras tantas que exigirán tiempo extra para poder evacuarlas.

Y eso no pasa sólo en la oficina, también puede suceder con las actividades domésticas.

Saber distribuir el tiempo, priorizar tareas, cumplir con la agenda a veces resulta una labor titánica para muchos profesionales. Y no tener esas habilidades puede repercutir en una menor productividad, un mayor grado de estrés, un precario balance en la calidad de vida y hasta llegar a afectar la salud.

Desear que el día tenga más de 24 horas es una añoranza que se da con más frecuencia en las personas a este lado del mundo. Los europeos, estadounidenses y japoneses son muchos más organizados y disciplinados, saben respetar la agenda y cumplir horarios.

"Los latinos manejamos el tiempo más olímpicamente y vivimos de las urgencias porque dejamos todo para última hora", comenta Liliana Romero, de RYM Capacitación y Eventos, entidad que dicta cursos para que el tiempo les rinda más a las personas.

Precisamente, por andar arreglando las urgencias no se hace lo importante y las urgencias se presentan por no hacer lo importante cuanto tocaba. Y a la hora de resolver las primeras, implican más dedicación, contar con un tiempo extra y terminar haciendo una tarea mediocre por no tener el tiempo necesario para resolver la tarea.

"Somos expertos para dejar todo para última hora por falta de planeación y todo lo que uno no hace a tiempo se vuelve urgente", agrega Romero. Y esa sensación de haber trabajado mucho pero no haber adelantado tanto puede volverse tan frecuente, que parece la rutina diaria.

"Son muy pocos los casos que la falta de tiempo se debe en realidad a un exceso de trabajo o a que las horas hombre superen la carga laboral. El problema puede ser no saber administrar bien el tiempo", dice Ximena Fajardo, coach profesional certificada.
Dos puntos son claves para superar la falta de tiempo: planear e identificar los 'roba tiempos'.

Para ello es necesario tomarse un par de días para anotar y detallar que hace desde que se levanta hasta se acuesta para identificar los posibles 'escapes'.

La mejor manera de que el tiempo no se le escape por entre los dedos es planear sus actividades. Así evita que se produzcan urgencias que lo distraen de lo importante.

Y para planear lo más importante es fijarse metas: qué quiero lograr al final del día, de la semana, del mes, del año. Esto permite tener un orden de prioridades para conseguir la mayor cantidad de objetivos, dice la coach Ximena Fajardo.

Lilian Ramos aconseja tomarse diez minutos al final del día, para planear el siguiente. Y el fin de semana, otros diez para planear la semana.

Esa agenda o lista de tareas debe ser lo más realista posible en cuanto a número de actividades y tiempos requeridos para realizarlas. Inclusive, esto ayuda a no sentirse tan frustrado al final del día si no logró alguno de los puntos anotados, y que quedarán para otro día.

También es conveniente manejar una sola agenda, en la que se incluya lo laboral y lo personal. Para ello hay que mantener sincronizada la agenda del computador, con la del portátil y con la del celular. Si maneja agendas colectivas, bloquee tiempos.

Aunque el computador sea su principal herramienta de trabajo, a la vez que puede ser una ayuda de planeación, también puede ser un 'robatiempo' importante, por el uso que le dé.

Entrar a Internet a buscar un dato, puede terminar en valiosos minutos de una 'navegación' poco productiva.

Si sucumbre a la tentación de darle una mirada al Facebook o entrar un minuto al chat, puede resultar en una larga 'conversación' que le quita tiempo.

Y ni qué decir del, ese sí, inevitable correo electrónico. "Las personas deberían tener un horario para consultarlo: cuando llegan, al medio día y antes de irse. Y priorizar: los de los jefes, los de los clientes y borrar los que no son necesarios. Contestar inmediatamente y no dejar nada pendiente. Hay que cerrar ciclos", aconseja la coach Ximena Fajardo.

Otros consejos:

- Sea breve
- No genere conflictos por mail, tenga cuidado con lo que escribe, nunca envié correos cuando está alterado
- No genere cadenas
- Clasifique los correos apenas llegan, use carpetas
- Borre inmediatamente los que no sirvan
- No envíe archivos ni fotos que no sean necesarios para su trabajo.

En las empresas se ven muchos casos de gente eficaz o eficiente pero no efectiva por no tener un correcto manejo del tiempo y de los recursos. Liliana Romero tiene una forma de explicar la diferencia entre estas tres palabras.

Una persona eficiente es como el coyote que persigue todo el día al Correcaminos para atraparlo. "Se inventa la trampa, arma la bomba, llega al sitio antes, pero no consigue el resultado, el Correcaminos se le escapa, algo siempre le falla. Son como esas personas que trabajan de 8 a 5, pero no hacen todo lo que toca, o lo hacen mecánicamente y no logran los resultados", dice Romero.
La persona eficaz es como el Inspector Clouseau, el de la Pantera rosa, que logra atrapar a los ladrones, pero siempre termina aporreado y rumbo al hospital. "Es eficaz porque logra atrapar al malo, pero a un costo muy alto y sin usar los mejore métodos", explica Romero.

Entonces, lo que hay que ser es efectivos, como MacGiver. "No se estresa, la pasa bien, emplea bien los recursos y logra el objetivo".

Y para lograr este punto, lo más importante es planear, plantearse metas y contar con los recursos necesarios. Así no se pierde tiempo.